仕事ができる人は「段取り」がいいというイメージがあります。
大量の業務を、効率よくスピーディーににこなすことができる。
要領がいいともいいますよね。
逆に「段取り」が悪いとそれだけで仕事ができない人になってしまう･･･
私の職場はとにかくメールでの依頼が膨大だったので、
「段取り」が悪いとすぐにOutlookがパンパンになってしまう。
新人の頃は、やってもやっても雨後のタケノコのように、
ニョキニョキ湧いてくる仕事に、お手上げ状態でした。
まわりの人たちを見渡すとみんなテキパキ仕事をこなしている。
「何で自分はこんなに仕事が遅いのだろう･･･」と真剣に悩みました。
そこで、なぜみんなそんなに仕事が早いのか観察してみると･･･
そうです、みんな「段取り」がいいのです。
「段取り」がいいといってもそんなに大したことではありません。
例えば、メールで次のような２種類の依頼が来たとします。
・依頼Ａは社内で確認しないとできない。
・依頼Ｂは自分だけでできる。
この場合、「依頼Ａを社内の該当部署に転送して、その回答を待っている間に、
依頼Ｂを処理してしまう」が「段取り」のいいやり方となります。
こういう簡単なことをみんなきっちりやっている。
だから仕事が速いんだ、ということを肌で実感しました。
【効く！サプリ】
西野浩輝さんの『仕事ができる人の「段取り」の技術
』は、そんなスムーズに仕事をするための「ちょっとしたコツ」を教えてくれる良書です。
仕事ができる人の「段取り」の技術 | |
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西野さんは「段取り」を次のように定義しています。
「時間当たりの成果を最大化し、目標を最短ルートで達成するためのすべての計画と行動」
つまり、最小限の工数で、最大限の成果をあげること、それが「段取り」となります。
この本は次の５章から成り立っています。
第一章 段取りは重要だ！
第二章 天と地ほどの差が出るタスク・マネジメント
第三章 タイムマネジメント
第四章 インフォメーション・マネジメント
第五章 コミュニケーション・マネジメント
今回は第三章の「タスク・マネジメント」を紹介します。
ほんとにこの章だけでも、盛りだくさんなので、以下何点かポイントを抜粋します。
・仕組みづくり
段取りで重要なのは、作業を効率的に行うための仕組みを作ることである。
・仕事の基本は「Plan-Do-See」
まず計画（Plan）を立てて、次にそれを実行し（Do）、その後更に
仕事の成果やその過程について検証（See）する。
・イメージング
計画を立てたら、そのイメージングを何度も繰り返して行うことで、
本番の状況を 体感することができ、それによって実際の場面でも柔軟性が生まれる。
・「Here & Now」
段取り上手の共通点は「Here & Now」で対応すること。つまり「すぐやる」
・チャンクダウン法
大きな仕事を小さな単位に分けて、一つ一つ確実にこなしていく方法。
※Here & Nowで対応しないと逆に「チャンクアップ」になってしまう。（メール処理など）
・自分で期限を決めてしまう
仕事に取り組む前に予め自分で期限を決めると「やる気」が生まれる。
という具合に、最近のビジネス書のタイトルで見かけるような、
言い換えれば、それだけで１冊の本になってしまうような、
効率的な仕事術が多数紹介されています。
このような「ちょっとしたコツ」を習得すれば、間違いなく仕事のスピードは上がります。
無駄な時間と労力はどんどん減らしていってストレスフリーに仕事をしましょう！！
【効く！コトバ】
「段取りで重要なのは、作業を効率的に行うための仕組みをつくることである。つまり、何の工夫もなく、ただ気合で頑張っても、段取り上手にはなれないということだ。それではせっかくの努力も無駄骨に終わってしまう。
努力を無駄にしないためには、まずは『どうしたら、いまよりも効率的に仕事を行えるか』『そのために改善の余地はないか』ということを“考える”意識を常に持っておくことが大事である」（P.18）
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