2008年08月22日

【仕事の悩み】段取り力を身につけたい

【お悩み】

仕事ができる人は「段取り」がいいというイメージがあります。

大量の業務を、効率よくスピーディーににこなすことができる。
要領がいいともいいますよね。

逆に「段取り」が悪いとそれだけで仕事ができない人になってしまう・・・

私の職場はとにかくメールでの依頼が膨大だったので、
「段取り」が悪いとすぐにOutlookがパンパンになってしまう。

新人の頃は、やってもやっても雨後のタケノコのように、
ニョキニョキ湧いてくる仕事に、お手上げ状態でした。

まわりの人たちを見渡すとみんなテキパキ仕事をこなしている。

「何で自分はこんなに仕事が遅いのだろう・・・」と真剣に悩みました。

そこで、なぜみんなそんなに仕事が早いのか観察してみると・・・
そうです、みんな「段取り」がいいのです。

「段取り」がいいといってもそんなに大したことではありません。

例えば、メールで次のような2種類の依頼が来たとします。

 ・依頼Aは社内で確認しないとできない。
 ・依頼Bは自分だけでできる。


この場合、「依頼Aを社内の該当部署に転送して、その回答を待っている間に、
依頼Bを処理してしまう」
が「段取り」のいいやり方となります。

こういう簡単なことをみんなきっちりやっている。
だから仕事が速いんだ、ということを肌で実感しました。

【効く!サプリ】

西野浩輝さんの『仕事ができる人の「段取り」の技術』は、そんなスムーズに仕事をするための
「ちょっとしたコツ」を教えてくれる良書です。

仕事ができる人の「段取り」の技術
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西野さんは「段取り」を次のように定義しています。

「時間当たりの成果を最大化し、目標を最短ルートで達成するためのすべての計画と行動」

つまり、最小限の工数で、最大限の成果をあげること、それが「段取り」となります。

この本は次の5章から成り立っています。

 第一章 段取りは重要だ!
 第二章 天と地ほどの差が出るタスク・マネジメント
 第三章 タイムマネジメント
 第四章 インフォメーション・マネジメント
 第五章 コミュニケーション・マネジメント


今回は第三章の「タスク・マネジメント」を紹介します。
ほんとにこの章だけでも、盛りだくさんなので、以下何点かポイントを抜粋します。

 ・仕組みづくり
  段取りで重要なのは、作業を効率的に行うための仕組みを作ることである。

 ・仕事の基本は「Plan-Do-See」
  まず計画(Plan)を立てて、次にそれを実行し(Do)、その後更に
  仕事の成果やその過程について検証(See)する。

 ・イメージング
  計画を立てたら、そのイメージングを何度も繰り返して行うことで、
  本番の状況を 体感することができ、それによって実際の場面でも柔軟性が生まれる。

 ・「Here & Now」
  段取り上手の共通点は「Here & Now」で対応すること。つまり「すぐやる」

 ・チャンクダウン法
  大きな仕事を小さな単位に分けて、一つ一つ確実にこなしていく方法。
  ※Here & Nowで対応しないと逆に「チャンクアップ」になってしまう。(メール処理など)

 ・自分で期限を決めてしまう
  仕事に取り組む前に予め自分で期限を決めると「やる気」が生まれる。

という具合に、最近のビジネス書のタイトルで見かけるような、
言い換えれば、それだけで1冊の本になってしまうような、
効率的な仕事術が多数紹介されています。

このような「ちょっとしたコツ」を習得すれば、間違いなく仕事のスピードは上がります。

無駄な時間と労力はどんどん減らしていってストレスフリーに仕事をしましょう!!

【効く!コトバ】

「段取りで重要なのは、作業を効率的に行うための仕組みをつくることである。つまり、何の工夫もなく、ただ気合で頑張っても、段取り上手にはなれないということだ。それではせっかくの努力も無駄骨に終わってしまう。

 努力を無駄にしないためには、まずは『どうしたら、いまよりも効率的に仕事を行えるか』『そのために改善の余地はないか』ということを“考える”意識を常に持っておくことが大事である」(P.18)


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posted by サンシロー at 08:48 | Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネススキルの悩み | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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